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Nummernformat für Projektnummern definieren

Entsprechend der Nummernformate für Belegdokumente können Sie einen Nummernkreis für die Projektnummer definieren. Die Projektnummer wird dann automatisch übernommen und in Dokumentenvorlagen eingefügt.

Um das Nummernformat für die Projektnummer bearbeiten zu können, müssen die entsprechenden Berechtigungen für die Personen vergeben werden.

So erteilen Sie die Berechtigung

  1. Klicken Sie in der Menüzeile auf Verwaltung.
  2. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Benutzergruppen.
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  3. Öffnen Sie eine Benutzergruppe, indem Sie auf den Namen doppelklicken.

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  4. Öffnen Sie im Reiter Zugriffsrechte das Register Rechtegruppe: Verwaltung.

  5. Aktivieren Sie bei Programm Einstellungen die Rechte Lesen und Schreiben.

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  6. Öffnen Sie das Register Rechtegruppe: Auftragsbearbeitung.

  7. Aktivieren Sie bei Projekt Nummerformat anpassen die Rechte Lesen und Schreiben.

  8. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Speichern.

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So passen Sie den Nummernkreis an

  1. Klicken Sie in der Menüzeile auf Verwaltung.
  2. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Programm Einstellungen.

  3. Klicken Sie im Seitenregister Allgemein auf Sonstige Einstellungen.

  4. Geben Sie in der Kategorie: Auftragsbearbeitung im Feld Projekt Nummernformat ein Nummernformat ein.
    Informationen zum Nummernformat finden Sie im nächsten Abschnitt.

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So definieren Sie ein Nummernformat

Das Nummernformat besteht aus zwei Teilen: […]{Counter/n}

Der erste Teil steht in eckigen Klammern […]. Sie können ihn individuell mit Text und/oder Platzhaltern befüllen (z. B. PR als Kürzel für Projekt).

Die geschweifte Klammer {} ist Bestandteil des Codes und darf bei der Eingabe des Nummernformats nicht fehlen.

Im zweiten Teil {Counter/n} legen Sie die Anzahl der Stellen der fortlaufenden Nummer fest. n steht hier für die Anzahl der Stellen: n=4 fügt eine vierstellige Nummer ein.

Übersicht gültiger Platzhalter

Platzhalter für

Code

Mandanten ID

{ClientID}

DATEV Mandanten ID

{ClientKey}

Kürzel des Mandanten

{ClientReference}

aktuelles Jahr (2-stellig)

{Year}

aktueller Monat (2-stellig)

{Month}

Beispiel

Der Sanitärfachbetrieb Wassermann erstellt im Jahr 2022 das fünfte Projekt.

Die Projektnummer soll mit PR beginnen, gefolgt vom Erstellungsjahr und einer dreistelligen fortlaufenden Nummer: PR-2022-005

Im Feld Wert in der Zeile Projekt Nummernformat steht der Code:

[PR-20{Year}-]{Counter/3}