Nummernformate definieren

Bei der Auftragsabwicklung benötigen einige Dokumente eine fortlaufende Nummer. Über Feldfunktionen fügen Sie die Nummern automatisch in eine Dokumentenvorlage ein. Das Format der fortlaufenden Nummern können Sie frei wählen und in den Programmeinstellungen hinterlegen.

Nummernformate lassen sich für Angebote, Lieferungen und Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Storno, Abschlagsrechnungen und Lieferantenaufträge definieren.

Sind die Einstellungen für Rechnungen und Abschlagsrechnungen identisch, kann der gleiche Nummernkreis verwendet werden. Für die restlichen Belegarten werden separate Nummernkreise verwendet.

So definieren Sie ein Nummernformat

1. Klicken Sie auf den Reiter Verwaltung.

2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Programm Einstellungen.

3. Öffnen Sie im Sidepanel das Zeilenregister Auftragsbearbeitung.

4. Wählen den Bereich Auftragsbearbeitung Optionen aus.

5. In Auftragsbearbeitung Optionen finden Sie die Zeilen:
   - Angebot Nummernformat
   - Lieferung/Auftrag Nummernformat
   - Rechnung Nummernformat
   - Gutschrift Nummernformat
   - Storno Nummernformat
   - Abschlagsrechnung Nummernformat
   - Lieferantenauftrag Nummernformat.
   Klicken Sie in das Feld Wert und geben Sie das gewünschte Nummernformat ein.

So bauen Sie ein Nummernformat auf

Ein Nummernformat besteht aus zwei Teilen: […]{Counter/n}

Der erste Teil steht in eckigen Klammern […]. Sie können ihn individuell mit individuellem Text und/oder Platzhaltern (z.B. RE als Kürzel für Rechnung oder AN als Kürzel für Angebot) befüllen.

Folgende Platzhalter stehen Ihnen zur Verfügung. Mandant bedeutet in diesem Zusammenhang Auftragnehmer.

Die geschweiften Klammern {} sind Bestandteil des Codes und dürfen bei der Eingabe des Nummernformats nicht fehlen.

Im zweiten Teil {Counter/n} legen Sie die Anzahl der Stellen der fortlaufenden Nummer fest. n steht hier für die Anzahl der Stellen: n=4 fügt eine 4-stellige Nummer ein.

Beispiel:

Der Sanitärfachbetrieb Wassermann stellt im Jahr 2022 die fünfte Rechnung an einen Kunden.

Die Rechnungsnummer soll mit RE beginnen, gefolgt vom Erstellungsjahr und einer dreistelligen fortlaufenden Nummer.

RE-2022-005

Geben Sie in das Feld Wert in der Zeile Rechnung Nummernformat folgenden Code ein:

[RE-20{Year}-]{Counter/3}

Standardmäßig bestehen die Nummernformate aus dem Kürzel für die Belegart, dem Jahr der Belegerstellung und einer fortlaufenden Nummer.

Beispiel: Für das dritte Angebot aus dem Jahr 2022 ergibt sich die Angebotsnummer AN20220003.