E-Mail-Versand konfigurieren
Für das Versenden von E-Mail über Project-Center müssen SMTP- und Benutzerdaten hinterlegt sein. Es kann zu jedem Dokumententyp (z. B. Rechnung) ein eigener Vorlagentext hinterlegt werden.
Achten Sie darauf, dass Ihr Mail-Anbieter die SMTP-Authentifizierung unterstützt. Der SMTP-Server muss dabei nicht dem Mail-Server des Unternehmens entsprechen.
Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder ein IT-Dienstleistungsunternehmen.
So richten Sie den E-Mail-Versand ein
Klicken Sie in der Menüzeile auf Verwaltung.
Klicken Sie im Aktionsmenü auf Programm Einstellungen.
Öffnen Sie das Seitenregister Allgemein.
Klicken Sie auf Email Konfiguration.
Geben Sie die E-Mail-Einstellungen ein.
Weitere Informationen finden Sie in der Ausfüllhilfe: E-Mail-Einstellungen.
Ausfüllhilfe: E-Mail Einstellungen
Name | Wert | Beschreibung |
|---|---|---|
SMTP Server | Server-Adresse | Adresse des SMPT Servers. |
SMTP Port | Zahl | Port, über den der Server Verbindung aufnimmt: |
SMTP Absenderadresse | E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt werden soll, z. B. E-Mail-Adresse des Benutzers |
SMTP User | E-Mail-Adresse | E-Mail-Adresse oder Benutzername des verwendeten E-Mail-Accounts. |
SMTP Passwort | Zeichenfolge | Passwort des verwendeten E-Mail-Accounts |
SMTP SSL benutzen | Haken setzen / entfernen | Verwendet beim Senden ein SSL-Verschlüsselungsprotokoll. |
Email Betreff Format (Projekt) | Text für Betreffzeile mit Platzhaltern z. B. Projekt {prjnr} {prjname}, Schadensnr. {damagenr} | Fügt in den Betreff einer E-Mail zu einem Projekt automatisch die entsprechenden Projektdaten ein. |
Email Betreff Format (Aktivität) | Text für Betreffzeile mit Platzhaltern z. B. Neue Aktivität im Projekt {prjnr} {prjname} | Fügt in den Betreff einer E-Mail zu einer Aktivität automatisch die entsprechenden Details ein. |
MAPI Schnittstelle für E-Mail Versand nutzen | Haken setzen / entfernen | Ermöglicht Project-Center, auf die E-Mail-Funktion von Microsoft Outlook / Microsoft Exchange Server zuzugreifen. |
Platzhalter: E-Mail Betreff
Name | Platzhalter |
|---|---|
Projektname | {prjname} |
Projektnummer | {prjnr} |
Projektort | {prjlocation} |
Schadensort | {prjlocation2} |
Projekttyp | {prjtypename} |
Kundenname | {custname} |
Kundennummer | {custnumber} |
Schadensnummer | {damagenr} |
Externe Projektnummer | {externalnr} |
Versicherungs(schein)nummer | {insuranceid} |
Versicherungsgesellschaft | {insurancecompany} |
So hinterlegen Sie einen Vorlagentext für Dokumenten Typen
Für jeden Dokumenten Typ kann ein Vorlagentext hinterlegt werden, der automatisch übernommen wird, wenn dieser Dokumenten Typ per E-Mail versendet wird. Die Vorlage kann Platzhalter für projekt- oder dokumentenspezifische Details enthalten.
Klicken Sie in der Menüzeile auf Verwaltung.
Klicken Sie im Aktionsmenü auf Programm Einstellungen.
Öffnen Sie das Seitenregister DMS / Postausgang.
Klicken Sie auf Dokumenten Typen.
Klicken Sie in das Feld E-Mail Vorlage und geben Sie einen Vorlagentext ggf. mit Platzhaltern ein.
Weitere Informationen finden Sie unter Platzhalter: E-Mail Vorlagentext.
Platzhalter: E-Mail Vorlagentext
Name | Platzhalter |
|---|---|
Dokumenten Typ | $DocTypeName$ |
Name des Dokuments | $Reference$ |