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Nummernformat für Belegdokumente definieren

Nummernformate lassen sich für die Belegdokumente Angebote, Lieferungen und Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Stornobelege, Abschlagsrechnungen und Lieferantenaufträge definieren.

Bei identischen Einstellungen für Rechnungen und Abschlagsrechnungen, kann der gleiche Nummernkreis verwendet werden. Für alle weiteren Belegarten werden jeweils eigene Nummernkreise benötigt.

So definieren Sie Nummernformate für Belegdokumente

  1. Klicken Sie auf den Reiter Verwaltung.

  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Programm Einstellungen.

  3. Öffnen Sie im Sidepanel das Zeilenregister Auftragsbearbeitung.

  4. Wählen den Bereich Auftragsbearbeitung Optionen aus.

  5. In Auftragsbearbeitung Optionen finden Sie die Zeilen:
    - Angebot Nummernformat
    - Lieferung/Auftrag Nummernformat
    - Rechnung Nummernformat
    - Gutschrift Nummernformat
    - Storno Nummernformat
    - Abschlagsrechnung Nummernformat
    - Lieferantenauftrag Nummernformat

    Klicken Sie in das Feld Wert des jeweiligen Belegdokukments und geben Sie ein Nummernformat ein.

    Nummernformate_Navigation.png

So bauen Sie ein Nummernformat auf

Das Nummernformat besteht aus zwei Teilen: […]{Counter/n}

Der erste Teil steht in eckigen Klammern […]. Sie können ihn individuell mit individuellem Text und/oder Platzhaltern befüllen (z. B. RE als Kürzel für Rechnung oder AN als Kürzel für Angebot).

Folgende Platzhalter stehen Ihnen für die Belegdokumente zur Verfügung. Mandant bedeutet in diesem Zusammenhang Auftragnehmer.

Die geschweiften Klammern {} sind Bestandteil des Codes und dürfen bei der Eingabe des Nummernformats nicht fehlen.

Im zweiten Teil {Counter/n} legen Sie die Anzahl der Stellen der fortlaufenden Nummer fest. n steht hier für die Anzahl der Stellen: n=4 fügt eine vierstellige Nummer ein.

Übersicht gültiger Platzhalter

Platzhalter für

Code

Mandanten ID

{ClientID}

DATEV Mandanten ID

{ClientKey}

Kürzel des Mandanten

{ClientReference}

Projektnummer

{ProjectNumber}

aktuelles Jahr (2-stellig)

{Year}

aktueller Monat (2-stellig)

{Month}

Beispiel

Der Sanitärfachbetrieb Wassermann stellt im Jahr 2022 die fünfte Rechnung an einen Kunden.

Die Rechnungsnummer soll mit RE beginnen, gefolgt vom Erstellungsjahr und einer dreistelligen fortlaufenden Nummer: RE-2022-005

Im Feld Wert in der Zeile Rechnung Nummernformat steht der Code:

[RE-20{Year}-]{Counter/3}

Standardmäßig bestehen Nummernformate aus einem Kürzel für die Belegart, dem Jahr der Belegerstellung und einer fortlaufenden Nummer.

Belegart

Code

Angebot

[AN_20{Year}_]{Counter/4}

Lieferschein

[LI_20{Year}_]{Counter/4}

Rechnung

[RE_20{Year}_]{Counter/4}

Gutschrift

[GS_20{Year}_]{Counter/4}

Storno

[ST_20{Year}_]{Counter/4}

Abschlagsrechnung

[AR_20{Year}_]{Counter/4}

Lieferantenauftrag

[LA_20{Year}_]{Counter/4}

Beispiel
Für das dritte Angebot aus dem Jahr 2022 ergibt sich die Angebotsnummer AN_2022_0003.